הנחיות לספירת המלאי ליום 31 בדצמבר 2009

ספירות מלאי, ספירת קופה ורישום ספידומטר כלי הרכב לתום שנת המס

רמי אריה , עו"ד רו"ח

1. החובה לעריכת ספירות מלאי

לפי סעיף 26 להוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות), התשל"ג – 1973 המשולבות עם תקנות מע"מ, חייבים עסקים (יחידים או חברות) שיש ברשותם מלאי, לערוך ספירה של המלאי שבעסקם בפועל בכל תום שנת מס. אי ביצוע ספירת המלאי בתום שנת המס, עלול להביא לפסילת ספרי החשבונות של העסק לאותה שנת מס ולשנת המס העוקבת ולהוצאת שומות לפי מיטב השפיטה על ידי פקיד השומה לעסק בהתעלם מספרי החשבונות ומהדוחות הכספיים של העסק לאותן שנות מס.

2. מועד ספירת המלאי

שנת המס 2009 מסתיימת ביום 31.12.09, על כן יש לערוך מפקד המלאי לתאריך זה. היות והשנה נופל התאריך על יום שבת, ובכלל, באם לא ניתן לספור את המלאי בדיוק ביום זה, אפשר לערוך את הספירה בתאריך הסמוך ככל האפשר לתום השנה.

במידה והספירה נעשתה במועד הסמוך לתום השנה, הרי חובה לערוך התאמה בין כמויות המלאי לפי רשומות הספירה בפועל בתאריך המפקד, לבין רשימות המלאי הסופיות ליום המאזן דהיינו ליום 31.12.09. ההתאמה תעשה על ידי רישום מדויק של כל הטובין הנכנסים והיוצאים מהעסק בין תאריך הספירה שנערכה בפועל לבין יום 31.12.2009. הכול במטרה להגיע לרשימת המלאי המדויקת לתום שנת המס.

באם ספירת המלאי תיערך במועד החורג מ- 10 ימים לפני ואחרי תום שנת המס ועד חודש לפני ואחרי תום שנת המס, קובע סעיף 26 להוראות ניהול פנקסי חשבונות, כי יש להודיע בכתב ומראש לפקיד השומה על מועד הספירה. חובת ההודעה אינה חלה על מלאי שרישומו מתנהל ב-"ספר תנועת מלאי" באופן המאפשר קביעת יתרות המלאי וכל פריט בו נספר לפחות אחת בשנה ונשלחה הודעה לפקיד השומה על בחירת הנישום בשיטה זו.

3. עריכת המפקד

ספירות המלאי יכללו את כל הטובין שבבעלות העסק או בהחזקתו של העסק. טובין השייכים לאחרים ונמצאים ברשות העסק ירשמו בנפרד (כגון טובין בקונסיגנציה). כמו כן, נדרש לספור או לקבל אישור מהמחזיק של טובין השייכים לעסק ואינם מאוחסנים בו, על רשימת הטובין שבבעלותכם ונמצאים, בתאריך המפקד, אצל אחרים (כגון: סחורה שנשלחה לעיבוד וטובין במחסני ערובה).

הרשימות של ספירות המלאי יערכו לפי הקבוצות הבאות: חומרי גלם, חומרי אריזה, חומרי עזר, תוצרת בעיבוד, מוצרים מוגמרים וכד'.

סעיף 10 להוראות ניהול פנקסי חשבונות קובע כדלקמן:

- גיליונות הספירה יהיו ממוספרים מראש במספר עוקב. בראש כל גיליון יצוין תאריך המפקד ומקום אחסון הטובין. רצוי לערוך הרשימה ב - 2 עותקים לפחות.

- הרשימות יכללו לפחות את הפרטים שיזהו את תאור הטובין באופן המאפשר זיהוי סוגם, את מצב הטובין תוך ציון מצב תקינותם (מיושנים , מקולקלים, במחזור איטי, פסולת וכד') ואת כמות הטובין (מספר היחידות).

- הרשימות ירשמו בדיו ולא בעיפרון .

- עורכי הספירה יחתמו בסוף כל גיליון ויציינו את שמם המלא.

מוצע לתאם את מועד הספירה עם רואי החשבון של העסק, בכדי שישלחו את נציגם שיהיה נוכח בעת ספירת המלאי כולה או חלקה ובכך יאשרר את קיומה של ספירת המלאי כדין. ככלל לפי כללי הביקורת של לשכת רואי החשבון בישראל יש חובת נוכחות לרואי החשבון במהלך ספירת המלאי לצורך בדיקת קיום ספירות המלאי כיאות ולפחות באופן מדגמי. נוכחותו של נציג רואי החשבון וחתימתו על פרוטוקול ספירות המלאי יהווה ראיה לכאורה לקיומה הנאות של חובת ספירות המלאי לתום השנה.

4. חישוב שווי המלאי

עריכת ספירת המלאי נעשית באופן כמותי לפי יחידות הטובין שבעסק, את שווי המלאי ניתן לחשב במועד מאוחר יותר.

בעת עריכת שווי הטובין יש להשתמש בכלל של קביעת השווי לפי מחיר הרכישה (העלות ללא מע"מ) או שוויו של אותם טובין בתום שנת המס – לפי הנמוך ביניהם. השווי יקבע לפי כל סוג פריט בנפרד ואף יתכן כי רק חלק מהפריטים ירד ערכם בשוק בשל פגימות וכדומה.

אין לכלול בחישוב שווי המלאי את הטובין שאינם שייכים לעסק (כגון שנמכרו לפני תאריך המאזן) אך יש לצרף לשווי המלאי את שווי הטובין בבעלות העסק, הנמצאים ברשותם של אחרים.

כאמור, השווי יחושב בדרך כלל לפי העלות (לא כולל מע"מ) אך במקרה של טובין שאינם תקינים (ראה לעיל) או שמחיר מכירתם המשוער נמוך מהעלות יחושב השווי לפי "ערך המימוש הנקי" (שווי שוק בניכוי הוצאות מכירה) והדבר יודגש ברשימה תוך ציון בסיס החישוב . העלות תחושב לפי שיטת "פיפו" (ראשון נכנס ראשון יוצא) או לפי זיהוי ספציפי של מחיר קנית יחידת הסחורה.

רשימות המלאי יסוכמו בנפרד לפי קבוצות כגון: חומרי גלם, חומרי אריזה, חומרי עזר, תוצרת בעיבוד, מוצרים מוגמרים וכד'.

חישוב שווי המלאי יעשה בדרך כלל על גבי גיליונות המפקד. אם החישוב נעשה שלא על גבי גיליונות המפקד המקוריים יש לרשום סימון שיאפשר מעקב הדדי בין רשימות המפקד לבין רשימות ספירות המלאי הסופיות.

5. שמירת הרשימות

רשימות המפקד המקוריות מהוות חלק בלתי נפרד ממערכת החשבונות ויש לשמרן במשך שבע שנים מתום שנת המס או שש שנים מיום הגשת הדוח על ההכנסה, הכול לפי המאוחר יותר.

לעיתים, נוהגים פקידי השומה לדרוש את רשימות מפקד המלאי זמן קצר לאחר תאריך המאזן. במקרים כאלה חובה להמציא לפקיד השומה, מיד עם קבלת הדרישה, העתק אחד מרשימות המפקד המקוריות מבלי להמתין לחישוב השווי.

6. קופת העסק

לשם נוחות ההתאמה וסגירת ספרי החשבונות לתום שנת המס, מוצע להפקיד בבנק ביום האחרון לפעילות העסק בשנת המס או מיד לאחריו, את כל יתרת הכספים הנמצאת בקופת העסק.

כך גם יש להכין רשימה של כל השקים הדחויים והשטרות שימצאו בקופת העסק בסוף יום העסקים האחרון כאשר הרשימה תכלול את הפרטים הבאים: מס' השיק או השטר, שם החותם, שם המסב האחרון, הבנק, מועד הפירעון והסכום.

מוצע להכין רשימות נפרדות של השקים לביטחון שניתנו או שנמסרו, שיקים לניכיון בבנק ושיקים שחזרו של חייבים.

7. כלי רכב

בהתאם להוראות תקנות מס הכנסה נדרש להכין בתום שנת המס גם את רשימת כלי הרכב שברשות החברה (כולל אלו שבליסינג, או בבעלות אחרת), לרבות מספר הרישוי שלהם.

חובה לציין ברשימות אלו את מדידת מספר הק"מ שכל רכב צבר לפי מד הספידומטר עד ליום 31.12.09.

חובה זה נותרה קיימת למרות שחישוב הוצאות הרכב המוכרות למס כבר אינו נעשה לפי מספר הק"מ השנתי.

לנוחותכם, מצורפים בזה דוגמאות לגיליונות רישום לספירות המלאי ולרשימות כלי הרכב שבעסק לתום שנת המס.

גיליון ספירת מלאי בעסק

ליום 31 בדצמבר 2009

שם עסק _________________________ - למלא ב- 2 עותקים.

מען _________________________ - יש למספר הדפים מראש.

מס' דף __________ מתוך __________ דפים - כולל מלאי חומרי אריזה.

שם העסק _______________________ הכתובת בה מצוי המלאי ____________________

________________ _________________ __________________

תאריך הספירה שם וחתימת הסופר שם וחתימת בעל העסק

רשימת כלי רכב בעסק

ליום 31 בדצמבר 2009

אנו החתומים מטה מצהירים בזאת כי כלי הרכב הרשומים לעיל הינם בבעלות העסק ומשמשים את העסק, ולפיכך יש לתבוע הוצאות החזקתם כהוצאות עסקיות. (הובא לתשומת לבנו כי לפי הנחיות רשות המיסים, הרי כלי רכב שיירכש החל מיום 1.9.2007 - חייב להיות רשום במשרד הרישוי על שם העסק, כדי שההוצאות בגינו יותרו כהוצאות מוכרות במס).

ידוע לנו כי כלי הרכב לעיל, עלולים להיות נתונים לעיקול או לשעבוד על ידי רשויות המס, ככל נכס אחר שבבעלות העסק.

______________ ______________ _______________

תאריך שם וחתימה שם וחתימה