התארגנות עסקית לסוף שנת 2018 ותחילת 2019

רמי אריה, עו"ד רו"ח

ההתארגנות לתום שנת הכספים אינה כרוכה רק בשיקולי מיסוי והכנת דוחות כספיים בלבד. אפשר וכדאי לנצל את תום השנה גם לחשבון נפש עסקי בדבר העמידה בציפיות לפרמטרים העסקיים שהיו בשנה החולפת וגיבוש ציפיות אקטואלי לשנה החדשה הצפויה.

כמידי שנה, נערכים כעת בחברות ובעסקים, לקראת תום שנת המס הנוכחית, ותחילת שנת המס החדשה. בהיערכות זו מושקעים מאמצים ואמצעים לא מבוטלים והם נראים ככורח הכרחי, אך לא בהכרח מועילים עסקית. אולם,   ניתן לנצל את הכורח בהיערכות לתום שנת המס גם להפקת תועלת במישור העסקי הטהור.

ברשימה זו נראה כיצד ניתן לנצל תהליכי התארגנות לתום שנת הכספים ולתחילת השנה החדשה,   לחשבון נפש עסקי ויצירת פריצת דרך לקידום עסקי , כמו גם לחיסכון במס .

בדיקת רווחיות ופעילות בשנה החולפת

הדוחות הכספיים אינם מיועדים רק לצורך הבאת נתוני הפעילות הכספית לבעלי המניות ואף לא רק לצורך גיבוש תכנוני מס. ניתוח אנליטי של נתוני הפעילות, יאפשר זיהוי קשיים עסקיים שהתהוו בשנה זו, איתור שינויים בהיקף האשראי ללקוחות העסק, קבלת אשראי מספקיו, יחסי הון חוזר, שינויים בהיקפי המלאי וכדומה. השוואה היחסים הפיננסיים של השנה שחלפה לשנים קודמות, תאפשר זיהוי שינויים בפעילות, בהכנסות, ברווח התפעולי, הגולמי וברווח השנתי הכולל.

אין זה מספיק לבדוק את הנתונים רק במישור הכולל הכספי, כפי שהם מוצגים בדוחות הכספיים. כדאי לרדת לעומקם של שינויים מהותיים אשר חלו בפעילות העסקית השנה לעומת שנים קודמות, על ידי השוואה של הפעילות העסקית לפי חודשים, במהלך השנה ולעומת חודשים מקבילים אשתקד, זיהוי שינויים בפעילות עם לקוחות העסק, זיהוי פלחי שוק, עונתיות ואף שינויים ברמות שכר העובדים, ובהוצאות השונות.

הצבת יעדים אסטרטגיים לשנה החדשה

כעת הזמן לקבוע יעדים אסטרטגיים לפעילות העסקית לפחות למשך שלוש השנים הקרובות. קביעת יעדים אסטרטגיים הינה חיונית לצורך חידוש התנופה העסקית. שמירה על הקיים בתנאים הכלכליים של היום משמעותה נסיגה לאחור. יוזמות חדשות, כיווני פעילות יצירתיים וגיבוש יעדים לכל אחת משנות הכספים הקרובות יאפשרו חשיבה צעד אחד קדימה.

גיבוש יעדים אסטרטגיים חייב להיות צמוד למציאות. מכאן, שאין לגבש יעדים לא ראליים אשר אינם ניתנים להשגה. רצוי לגבש יעדים אפשריים להשגה, אך עדיין בעלי מעוף. כגון, גיבוש קווי מוצרים חדשים, הקמה או סגירה של סניפים, השקעות במחקר ובפיתוח, התרחבות לקהלי יעד חדשים וכו'.

תום השנה הנה הזדמנות טובה ללמוד מחדש את הסביבה העסקית שבה פועלת החברה , לבחון מגמות שאירעו השנה בסביבה זו, ולנסות לאמוד מגמות חדשות בסביבה העסקית. איתור שיועיל לקידום העסק בשנים הקרובות.

גיבוש תקציב לשנה החדשה

ברוב העסקים הגדולים התקציב הפך להיות כלי עבודה חיוני בגיבוש תחזית הפעילות לשנת הכספים הבאה. במגזר הציבורי הכנת תקציב הינה הכרחית, אולם פעמים רבות תלושה מהמציאות האמתית. תקציב אשר מוכן רק על בסיס הכפלת תוצאות השנה במקדם לשנה החדשה, אינו תקציב שיבשר קידום עסקי.

הכנת התקציב צריכה לבוא מלמטה, ממנהלי המחלקות וצרכי פעילותם, מדרישות הלקוחות וצרכי השוק, משינויים צפויים במחירי חומר הגלם ובמחירי המוצרים. בניית התקציב מאפשרת בדיקה מחדש של הוצאות העסק, שכר וכוח אדם, ביטוחים, הוצאות פרסום וכו'. לא רק על בסיס מה שהיה, אלא גם על בסיס של מה שאנו רוצים שיהיה.

ספירת קופות ויתרות בבנקים

מעבר לחובה לערוך רישום יתרות בקופות העסק, זו ההזדמנות לרענן את נוהלי הרישום בקופה וההפקדות לבנק. לבחון את הבקרות מחדש, בכדי למנוע פרצות ומעילות בכספים בקופה ובדרך מהקופה לבנק.

אישורי היתרות מהבנקים יאפשרו בחינה מחודשת של יתרות האשראי מצד אחד, ושל יתרות הפיקדונות והביטחונות מצד שני. אומנם, כשיש צרות, הבנק כבר ייקרא למנהל העסק לבירור ובדיקה. מאידך, כדאי שפעם אחת לשנה, תעשה הבדיקה ביוזמתו של המנהל העסקי.

הבדיקה תכלול את שיעורי הריבית והעמלות הנגבות על ידי הבנקים, אפשרויות להמרת אשראי לזמן קצר לאשראי לטווח ארוך, שבדרך כלל הריבית עליו נמוכה יותר. למותר לציין, כי קיימים הבדלים ניכרים בעניין זה בין סניף לסניף ובוודאי בין בנק לבנק. יתרה מזו, פעמים רבות היה סיכום על גובה ריבית ועמלות עם הבנק, אלא שבחלוף הזמן, למחשב הבנק נוצרה דעה אחרת בעניין.

כמו הניסיון להוזיל את האשראי, כך ניתן לבדוק לגבי הפיקדונות והביטחונות, את האפשרויות לשחררם לפחות חלקית מעול השעבוד לבנק. כדאי לזכור כי החזקת פיקדונות דרך כלל יקרה יותר, משחרורם לחשבון האשראי השוטף. זאת מכיוון והריבית על האשראי גבוהה, בדרך כלל, באופן ניכר מהריבית המתקבלת על הפיקדונות. כזכור, לפי הפסיקה אסור לבנקים להתנות שירות בשירות בעניין מתן האשראי.

לקוחות

תהליך הגבייה הינו אחד הפרמטרים החשובים ביותר להמשך קיום עסקי. שכן, ככל שרמת האשראי ללקוחות עולה, כך גדל הסיכון לאי פירעון החוב על ידי הלקוח. אין כל ערובה כי אפילו לקוח גדול ונכבד, לא יהפוך לחדל פירעון. חברות רבות וטובות בעלות שם עסקי מעולה, כבר נמצאות בהליכי פירוק וכינוס נכסים.

כדאי לזכור כי אין זה משנה כמה רווח ינבע לעסק בגין העסקאות עם הלקוח, אם אותו לקוח לא ישלם כלל. לא רק שייווצר הפסד מאי פדיון החוב, אלא, גם הפסד מתשלום לרשויות המע"מ ומס הכנסה בגין הדיווח על ההכנסות מאותו לקוח. אותן רשויות מאפשרות זיכוי רק לאחר הוכחה כי נעשו כל ההליכים לגביית החוב, ועד אז העסק יממן את תשלומי המס כאמור.

בתום שנת הכספים כדאי לעשות בדק בית בנושא הלקוחות של העסק. תנאי האשראי וגיול החוב, רמות סיכון, שמועות בשוק ועוד. לקוחות אשר קיים לגביהם חשש לגביית חובם, אין להסס ולפעול להקטנת החוב על ידי פעולה למימושו בהקדם האפשרי.

כדאי לזכור, כי לראשון הנושים שיפעל לגביית החוב מהלקוח המפגר בתשלומיו, סיכוי רב יותר לראות את כספו, לפני ששאר הנושים יצטרפו למעגל התובעים. הליכים מוקדמים יתרמו גם להכרה של רשויות המס בחוב שלא ייגבה לבסוף. הכרה בחוב כחוב אבוד יאפשר קבלת זיכוי מס לגבי אותו חלק של החוב שהפך לאבוד, או לגבי אותו חלק של החוב שהוסכם לגביו בהסכם פשרה כי יופחת. זיכוי אשר ערכו כשיעור המע"מ ושיעור המיסוי החל על הרווחים העסקיים, שווה פעמים רבות יותר מאשר מאמצים נואשים וחסרי סיכוי לגביית החוב בתוך זמן סביר ובעלות גבוהה.

מלאי, ספקים ונותני שירותים

בכדי להוזיל את ההוצאות העסקיות, כדאי לבחון מחדש אפשרויות לרענן את מגוון הספקים, אפשרויות להפחתת מחירים, שיפור תנאי האשראי, ואף גיוון במקורות האספקה.

ספירות המלאי הנערכות בתום השנה הנן הזדמנות מצוינת לבדוק את היקף המלאי ביחס להיקף המכירות  של אותו מלאי. כדאי לבחון אפשרויות להקטנת המלאי. מלאי אשר אינו שמיש ניתן להוציאו למכירת חיסול או להשמדה. הפרשים בין יתרות המלאי הרשומות בספרי תנועת המלאי, לבין הספירה בפועל, יכולים להעיד על ליקויים חמורים בהחזקת המלאי ועל גניבות אפשריות.

מערך העובדים

בהתאם להוראות רשויות המס, חובה לקבל בתחילת שנת הכספים אישור מחדש מכל עובד, על מצב הכנסותיו ונתונים נוספים הנדרשים לצורך עריכת המשכורות לשנה החדשה. זו ההזדמנות לבחון את מערך העובדים, מבנה כוח האדם בארגון העסקי, את עלויות העובדים וחלוקת התפקידים.

עסקים רבים התמוטטו כספית, בשל עלויות כוח אדם גבוהות מידי. תחילת שנת הכספים מאפשרת להגיע לסיכומים כספיים חדשים עם העובדים. ייתכן וכדאי להעביר עובדים מועדפים לתנאים של חוזה אישי מיוחד. עובדים אחרים, ייתכן וניתן לנייד מתפקיד לתפקיד לפי הצרכים. כדאי לגבש מראש את האסטרטגיה של העלאות שכר, או הקטנתו, שינויים בתנאי העבודה וטובות הנאה הניתנים לעובדים וכו'. נראה כי בתחילת שנת הכספים קיימת מוכנות נפשית הדדית לשינויים אלו.

רשויות המיסוי

לשותפים הבכירים של העסק המייצגים את המדינה, יש דרישות רבות לגבי אופן הניהול העסקי של כל עסק לעניין מע"מ ומס הכנסה. במסגרת דרישות אלו, יש לבדוק את שיטת ניהול החשבונות הנדרשת לשנת הכספים החדשה לפי נתוני השנה הקודמת, אלו פנקסי וספרי חשבונות חדשים יש להוסיף בניהול העסק ואלו לגרוע.

הוראות אלו, נגזרות מהיקף המחזור הכספי של העסק בשנת הכספים שחלפה ומספר עובדיו, כדאי לוודא את השינויים הנדרשים לפי הוראות אלו לגבי כל עסק, בתאום עם יועץ המיסוי שלו. כדאי לזכור ולשלב הערת בעלות על מוצרים אשר סופקו וטרם שולמו, בהתאם לפס"ד קידוחי הצפון. הערה כזו עשויה להבטיח משיכת המוצרים חזרה בשל חדלות פירעון של הלקוח.

תכנון מס שייערך בתום שנת המס ונקיטת פעולות נכונות לחיסכון במס , יכולים להביא להקטנת נטל המס אשר יחול על הארגון העסקי בצורה משמעותית. הערכות נכונה לסוף שנת המס יכולה לתרום להפחתת נטל המס, או לדחיית המס לשנות המס הבאות ולניצול הטבות מס בשנת המס, אשר יאבדו, במידה ולא ייעשה בהן שימוש באותה שנת מס, היות ואין הן ניתנות לדחייה לפי הוראות חוקי המס. כדאי להיעזר לעניין זה במומחה מס.

רכוש קבוע ושיטות הפחת

לרכוש העסקי הקבוע יש בדרך כלל משמעות כספית גבוהה, ורק לעיתים רחוקות ניתנת הדעת לגבי אופן ניהולו. בתום השנה נוצרת ההזדמנות לעבור מחדש על רשימות הרכוש הקבוע המצוי בעסק. פעמים רבות נגלה כי פריטי רכוש קבוע הרשומים בספרי העסק, כלל אינם קיימים ליום הבדיקה או אינם ברי שימוש יותר. כדאי לעבור ולבדוק את רשימת כלי הרכב, ולוודא כי אכן כולם נחוצים, ואין עלותם עולה על התועלת הנובעת מהם. ייתכן וחלקם כדאי לממש לפני שמחירם יפחת משמעותית, לחלקם עלות החזקה גבוהה מידי, וחלקם אולי עדיין אינו רשום על שם העסק במשרד הרישוי.

ירידת ערך רכוש קבוע מאפשרת רישום הפסד הוני לצורכי מס  הנובע מירידת הערך. לעיתים, כדאי לנצל הפסד הון זה מידית ולשם כך אפשר להיעזר בהערכת שמאות, במיוחד כאשר מדובר במקרקעין. ירידת ערך של מלאי מיטלטלין, או מלאי מקרקעין, מהווה הוצאה פירותית מותרת בניכוי. 

לאור הפסיקה בעניין שיעורי הפחת כדאי להתאים את שיעורי הפחת של הרכוש והציוד לפחת הכלכלי הריאלי עליהם. כדאי לשקול אף הפחתת נכסים לא מוחשיים כגון השקעות בזיכיונות, בפטנטים, במוניטין וכדומה, לעומת הנהלים בעניין זה בשנים קודמות. בהפחתות אלו, ניתן ברוב המקרים להכיר גם לצורכי מס.

הפרשות לחופשה, קופה לפיצויים ועתודה לפיצויים

בתום שנת המס עורכים סיכומים של יתרות ימי חופשה לעובדים ויתרות של חבויות לפיצויי פרישה לעובדים. זו ההזדמנות לבדוק מחדש את נהלי היציאה לחופשה בעסק. כדאי לזכור שעודף צבירה של ימי חופשה של עובדים עלול להעיד על אי רישום נאות של החופשות, על צבירה מוגזמת של ימי חופשה ועל הצורך לעיתים בשמירת עתודה כספית למימון ימי החופשה שנצברים. לעניין זה, חשוב לשנן כי אחת הבקרות היעילות המוצעות למניעת מעילות עובדים, היא הוצאתם לחופשה מתמשכת, שבה יוחלפו בתפקידם על ידי עובד אחר של העסק.

חבויות לפיצויי פרישה לעובדים עלולות להצטבר במהלך השנים לסכומים גבוהים ביותר. כדאי לוודא כי אכן תחשיב העתודה לפיצויים כולל את כל רכיבי השכר אשר נקבעו לעניין זה בדיני העבודה, והוא מנוהל באופן רציף ביחס לשנים קודמות.

כדי למנוע חבויות גבוהות לתשלום פיצויי פרישה לעובדים, יש לוודא כי לעובדים מופקדים סכומים נאותים לתשלום הפיצויים בקרנות פנסיה, בביטוחי מנהלים או בקרנות לפיצויים. זו גם ההזדמנות לוודא את דמי הניהול, תנאי ההצמדה, הריבית ותנאי התקנונים של הקרנות והקופות בכדי לנסות לשפר את הרווחים על הצבירות של ההפקדות אשר נעשו במשך השנים. היות ומדובר בדרך כלל בסכומים גבוהים, הרי לשינויים בתשואות יש משמעות רבה בסכומים שיצברו בטווח הארוך.

הכנסות

מחזור ההכנסות אשר נבע בשנת הכספים האחרונה, ראוי לבדיקה מדוקדקת. שינויים במחזור ההכנסות במהלך השנה יכולים להעיד על עונתיות המכירות. זיהוי העונתיות יאפשר התמודדות טובה יותר, על ידי הגברת המכירות בחודשים החלשים בדרך של מבצעי מכירות, או מכירת מוצרים משלימים. ניתן לבדוק האם מולאו יעדי המכירות אשר נקבעו בתחילת השנה ? בדיקה זו, ראוי שתעשה לא רק ברמה העסקית הכללית, אלא ברמת הענף, המוצר, מקום המכירה, איש המכירות וכו'.

בעקבות הבדיקה ניתן לחשוב על פעילויות קידום מכירות נוספות ואפקטיביות, או הפסקת פעילויות כאלו שנעשו בעבר ולא היו אפקטיביות. כדאי לשקול שינויים בשיטת תשלום עמלות המכירה לסוכנים, שינויים נדרשים בתמהיל המוצרים וגיוון נוסף או מיקוד בקהל הלקוחות.

בדיקת ההוצאות העסקיות

הוצאות צריך לבדוק לא רק בתום שנת הכספים, אולם, החיתוך לתום שנה מאפשר בחינה אנליטית של ההוצאות לאורך השנה, בהשוואה לשנים קודמות, בהשוואה לצפי התקציבי בתחילת השנה, ובהשוואה להיקף המכירות השנתי. אף כאן, כדאי לרדת לבדיקה ההוצאות ברמה הפרטנית ולא רק בדיקה כוללת. ניתן לבדוק אפשרויות להפחתת ההוצאות, לדחייתם ומאידך, להגדלת הוצאות שתרמו באופן ממשי לגידול בהכנסות.

הוצאות מכירה, הנהלה וכלליות נחשבות דרך כלל כהוצאות קבועות, שכן, הן אינן תלויות בהיקף המכירות באופן ישיר. אולם, עדיין ניתן לחסוך בהוצאות הקבועות, על ידי בדיקת צריכת החומרים המתכלים לציוד המשרדי ולציוד המחשוב ההיקפי, על ידי עריכת סקר השוואת שוק לעניין הוצאות הביטוחים, השוואת הוצאות אחזקת כלי הרכב וכו'.

חיסכון יושג, בין היתר, על ידי התקנת מתאמים סלולריים לחיוגים לטלפון סלולריים, התקנת חסכני חשמל למיזוג, החלפת מדפסות בזבזניות למדפסות חסכוניות. כמו כן, כדאי לבחון מעבר מקום, או חתימת הסכם שכירות במקום הקיים, לטווח ארוך במחירים נמוכים. קיים סיכוי טוב כי בעל הנכס יסכים לכך, לנוכח האלטרנטיבה של הישארות עם נכס לא מושכר, אך חייב ארנונה עירונית, דמי ניהול והוצאות נוספות.

תביעות משפטיות והתחייבויות תלויות אחרות

אחת לשנה כדאי לרכז את כל התביעות המשפטיות אשר הוגשו כנגד הארגון או על ידו. פעמים רבות נגלה כי תביעות אלה יקרות הרבה יותר מהתמורה הצפויה בזכייה בהן. כדאי לשקול פנייה להליכי בוררות או גישור עם הצדדים היריבים. פנייה אשר עשויה להביא לחיסכון בהוצאות משפטיות יקרות. כדאי לעיתים, לוותר על תביעות משפטיות אשר הוגשו לאור פסיקה או דין חדש שפורסם לאחרונה, או לשקול תיקון כתב התביעה או ההגנה לאור שינויים בדין שנעשו לאחרונה.

הפרשה לאחריות הינה הוצאה מוכרת לצורכי מס  בדרך כלל. בתום שנת הכספים רצוי לבחון מחדש את הצורך בהגדלתה או הקטנתה, לאור עלויות האחריות שנעשו בפועל במהלך השנה. שינויים בעלויות אלו יצביעו גם על איכות העבודות והמוצרים המסופקים על ידי העסק, על צורך בהגדלת פוליסת אחריות המוצר או הקטנתה. סוף דבר גם רשויות המס יכירו בהפרשות אלו רק על סמך הניסיון העסקי המצטבר בפועל.

כדאי לבחון מחדש התחייבויות נוספות תלויות, כגון, ערבויות שניתנו, שעבודים, משכנתאות, הסכמי זיכיון וכד', אשר ייתכן ויש מקום לשנות את תנאיהם, או אף לבטלם כליל, לאור תוצאות השנה שחלפה.

לסיכום

כלל יסוד בתכנוני מס קובע כי תכנון המס הטוב ביותר, אינו תקף כאשר העסק אינו רווחי. בנוסף, הגדלת הוצאות מוכרות לצורכי מס משמעה גם מימון עצמי בחלק ההוצאה לפי משלים שיעור המס המוטל על הרווחים העסקיים. שכן, יש לזכור כי כדי ליהנות מזיכוי המס בגין ההוצאה, עדיין אנו נדרשים לתשלום ההוצאה כולה. כך שהוצאה מוכרת בסך 100 ₪ נותנת למעשה זיכוי מס ישיר בשיעור של 23% בלבד ממנה בחברה (בשנת 2018), או עד 47% זיכוי מס אצל יחיד. את היתרה על העסק לשלם מתוך תזרים המזומנים שלו. תשלום זה לא בהכרח משתלם, למרות זיכוי המס על ההוצאה המוכרת, בשל חוסר התועלת היחסית בהוצאה נטו, בתמורה להגדלת רווחיות העסק בעתיד. בארגונים מפסידים, בוודאי ובוודאי, שאין טעם להקדים הוצאות לצורכי מס.

כאמור, תום שנת הכספים מחייב היערכות לצורכי עריכת הדוחות הכספיים לסוף השנה, ולצורך עמידה בדרישות שונות של שלטונות המס. כדאי וצריך לנצל היערכות זו, שהינה כורח, כאבן דרך להפקת לקחים מניסיון השנה שחלפה, לתועלת שיפור הביצועיים העסקיים בשנת הכספים החדשה, שתבוא עלינו לטובה.