חובת עריכת פרוטוקולים בדיוני שומות ומסירתם למייצגים

רמי אריה, עו"ד ורו"ח

בהמשך לפסיקה שכבר התריעה על אי עריכת פרוטוקולים של דיוני שומות מס, או אי מסירת הפרוטוקולים למייצגים, מסתבר כי כבר קיימת הנחיה ברורה בעניין זה, אשר ניתנה על ידי המשנה למנהל רשות המסים בישראל, הגב' מירי סביון, כדלקמן:

1.  עריכת תרשומות מדיון הינה חלק חיוני בתיעוד עבודת הביקורת, עריכת השומה וקבלת ההחלטות.

2.  בעת עריכת דיונים עם מייצגים או נישומים או עוסקים, חובה לערוך תרשומת אשר בה יפורטו בתמצית עיקרי הדברים.

3.  על התרשומת לפרט, בין היתר, הסברים אשר נמסרו, הצעות פשרה, שאלות עליהן נתבקש המייצג או הנישום או העוסק לענות, דרישות לקבלת מידע או מסמכים.

4.  תרשומות יש לערוך הן בדיוני שומה והן בדיונים אחרים, כגון שימוע בעקבות אי רישום תקבול, בעת ביקורת ניהול ספרים בהתייחס לממצאים שנתגלו ולהסברים אשר נמסרו.

5.   על העובד מטעם הרשות להחתים את הצד השני על התרשומת מדיון בו השתתף. חתימתו מהווה אישור לכך כי קיבל את התרשומת וכי האמור בה משקף את תוכן הדיון. יש למסור העתק לצד השני.

6.   ככל והצד השני מסרב לחתום על התרשומת, יש לציין זאת בתרשומת. לבקשתו, יש למסור לו העתק ממנה (אף אם לא חתם עליה).

אנו מברכים על הנחיה זו, הגם שהיה רצוי כי תוצא כהוראת ביצוע מורחבת אשר תרחיב ותפרט את הפרטים שיש לפרט בפרוטוקולי דיוני השומות, לרבות שמות הנוכחים בדיון השומה: הן מצד הנישום והן מצד פקיד השומה, תאריך ושעות הדיון, רישום תמצית הדברים העיקריים, זכות המייצג כי דבריו יירשמו במלואם ועוד. אף לא ברור לנו מדוע הפרוטוקולים מדיוני השומות מכונים "תרשומות" ?! בפסיקה נקבעו הוראות לעניין זה, היה מקום לתת עיקרי הוראות אלו.

להנחיה בעניין "עריכת תרשומות מדיונים" – לחץ כאן